Prawo gospodarcze 13.11.2018 Napisane przez: KPLM adwokaci

Jak założyć kancelarię adwokacką.

Młody absolwent studiów prawniczych lub świeżo upieczony adwokat stoją przed dylematem czy założyć własną kancelarię czy też poszukać u kogoś zatrudnienia. Wydaje się to raczej oczywiste, że samo ukończenie prawa nie pozwala na świadczenie usług w taki sposób, aby zapewnić należyte bezpieczeństwo klientom, wobec tego wskazanym jest ukończenie aplikacji prawniczej.

1. Formy wykonania zawodu przez adwokata.

Prowadzenie kancelarii adwokackiej jest uregulowane w treści przepisów ustawy Prawo o Adwokaturze, która reguluje to, w jakich formach organizacyjnych może być świadczona pomoc prawna przez adwokatów.

Od razu rzuca się w oczy to, że zakazane jest korzystanie ze spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz akcyjnej, które mogą być tworzone dla innych osób świadczących usługi prawne, jednakże w firmie takiego przedsiębiorcy nie powinno się używać zwrotu „kancelaria prawna”, gdyż to sugeruje, że obsługa jest prowadzona przez adwokatów lub radców prawnych, a zatem osób, które ukończyły aplikacje prawnicze, zdały egzamin zawodowy, zobowiązani są do przestrzegania tajemnicy i posiadają ubezpieczenie oc.

Zgodnie z brzmieniem art. 4a, adwokat może wykonywać zawód w kancelarii adwokackiej tj. swojej indywidualnej działalności gospodarczej, w zespole adwokackim oraz w spółkach osobowych: cywilnej lub jawnej, w której wspólnikami są adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni, partnerskiej, w której partnerami są adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni, komandytowej lub komandytowo-akcyjnej, w której komplementariuszami są adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, doradcy podatkowi lub prawnicy zagraniczni. Wyłącznym przedmiotem działalności tych spółek może być świadczenie pomocy prawnej.

Powyższa regulacja jest podyktowana tym, żeby adwokat ponosił osobistą odpowiedzialność całym swoim majątkiem za podejmowane przez niego czynności.

Te formy prawne jednak mają taką zaletę, że nie muszą prowadzić pełnej księgowości lecz wystarczy KPIR. Jednoosobowa działalność gospodarcza, jak również spółki osobowe muszą był płatnikami VAT, gdyż świadczone są usługi doradcze. W tym celu trzeba złożyć formularz VAT-R. Prawnicy obsługujący osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej zobowiązania są do nabycia kasy fiskalnej, na której rejestrują sprzedaż dla wymienionych wcześniej klientów.

2. Wyposażenie kancelarii adwokackiej.

Pomieszczenia, w których będą świadczone usługi prawne, muszą spełniać wymagania określone w przepisach Regulaminu wykonywania zawodu adwokata w kancelarii indywidualnej lub spółkach. Głównym wymaganiem jest to, aby licował z godnością zawodu i zapewniał jego klientom dyskrecję. Powinien być zabezpieczony przed dostępem osób trzecich, a szczególnie pomieszczenia, w których przechowane są dokumenty objęte tajemnicą adwokacką. Musi być zaopatrzony w sprzęt umożliwiający komunikację z klientem oraz odpowiednio oznaczony.

Powyższe wymagania powodują to, że raczej trudno byłoby prowadzić kancelarię w zamieszkałym mieszkaniu. Oczywiście nie każdego stać na samodzielny wynajem. W takiej sytuacji można prowadzić kancelarię wspólnie z innymi adwokatami, radcami prawnymi oraz prawnikami zagranicznymi w ramach wspólnoty biurowej, bez konieczności zakładania spółki. Umowa wspólnoty biurowej powinna określać zasady rozliczeń wydatków oraz zawierać zapis na sąd polubowny.

Zatrudniony personel winien być zobowiązany na piśmie do zachowania poufności w zakresie odpowiadającym tajemnicy adwokackiej.

Należy zabezpieczyć w odpowiedni sposób sprzęt komputerowy. Sieci, w których przetwarzane są informacje objęte tajemnicą adwokacką muszą być zabezpieczone hasłem, a komputery wyposażone w profesjonalny system antywirusowy. Kwestią oczywistą jest to, aby wszelkie oprogramowanie pochodziło z legalnego źródła.

3. Przygotowanie dokumentacji do współpracy z klientem.

W celu zabezpieczenie interesów klienta i adwokata najlepiej jest, gdy usługi świadczone są na podstawie pisemnej umowy, która jasno określa obowiązki stron i kwotę wynagrodzenia dla prawnika, jednocześnie stanowi zabezpieczenie dla klienta, w przypadku jakichś nieprawidłowości w pracy prawnika.

Istnieje możliwość umawiania się na wynagrodzenie ryczałtowe za daną sprawę, co miesięczne wynagrodzenie ryczałtowe, płatność za poszczególne czynności oraz według stawki godzinowej, a także sposoby mieszane. Adwokatom nie wolno umawiać się na samo success fee. Wszelkie formy ryczałtów wiążą się z dużym ryzykiem biznesowym, gdyż często klienci – bez swojej winy – nie są w stanie przedstawić wszystkich aspektów danej sprawy i może okazać się, że będzie ono za niskie. Wobec tego warto jest wprowadzić pewne progi limitacji, przykładowo, że obejmuje ono nie więcej niż 50 godzin pracy prawnika, lub każda rozprawa powyżej 10 jest dodatkowo płatna.

Warto również określić jakie instancje obejmuje w sprawach sądowych i co w przypadku ponownego rozpoznania sprawy po wyroku sądu II instancji. Przy wynagrodzeniu ryczałtowym, problemy powstają w sytuacji, gdy strona wypowie pełnomocnictwo lub uczyni to adwokat. Jednak nie zawsze adekwatne jest wynagrodzenie godzinowe, zwłaszcza w przypadku krótkich spraw z dużą wartości przedmiotu sporu lub połączonych z istotnym ryzykiem np. wypełnienie weksla na kwotę miliona złotych, które może zająć kilka minut, a skutkuje dużą odpowiedzialnością. Warto przyjmować wynagrodzenie zaliczkowe, gdyż ustanowiony w sprawie pełnomocnik musi działać jeszcze przez 2 tygodnie po wypowiedzeniu przez niego umowy, co czasami niekiedy bywa wykorzystywane przez osoby pragnące skorzystać z darmowej pomocy prawnej, a de facto skutkuje tym, że adwokat musi pobierać większe wynagrodzenie od klientów, którzy są uczciwi. W umowie należy wyraźnie określić jakie opłaty ponosi klient np. wpisy sądowe, czy płaci dodatkowo za korespondencję w sprawie, koszty kserokopii dużej liczby stron, noclegów adwokata itp.

4. Świadczenie usług prawnych to nie tylko biznes.