Jak zabezpieczyć płatność?
Obsługa prawna firm wymaga zainteresowania kwestią zabezpieczenia Klienta, aby jego kontrahent wywiązał się wobec niego ze swojego zobowiązania, w tym w szczególności dokonał płatności. Jeżeli nie korzystamy z usług kancelarii adwokackiej świadczącej usługi z zakresu obsługi prawnej firm, musimy zwrócić szczególną uwagę na to, żeby zawarta z nim umowa gwarantowała nam realną zapłatę za świadczone usługi lub dostarczane towary. Niniejszy wpis ma na celu ogólne zarysowanie kwestii dotyczących tego tematu.
1. Zawieraj umowy na piśmie – umowa zawarta w formie pisemnej pozwoli udowodnić treść zobowiązania, obowiązki stron, wymagania co do naszego świadczenia, a także przewidzianą za nie zapłatę, jej wysokość, termin i sposób uiszczenia. W procesach sądowych zdarzają się niestety sytuacje, gdy świadkowie strony przeciwnej zeznają niecałą prawdę, wtedy obiektywny dowód jakim jest umowa ma bardzo duże znaczenie.
2. Sprawdź czy osoba zawierająca umowę jest uprawniona do reprezentacji firmy – nie sprawia to trudności, gdy umowa jest podpisywana przez osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, wtedy wystarczy zweryfikować dane osoby w CEIDG. W przypadku spółki należy ściągnąć odpowiedni odpis z Krajowego Rejestru Sądowego – są tam określeni nie tylko członkowie zarządu i prokurenci, lecz sposób reprezentacji np. dwóch członków zarządu działających łącznie. W przypadku, gdy umowę podpisuje prokurent poprośmy o dokument ustanawiający prokurę łączną. Natomiast,w sytuacji działania pełnomocnika zażądajmy dokumentu pełnomocnictwa oraz złożenia pisemnego oświadczenia, że pełnomocnictwo nie zostało odwołane, ani nie zmieniło swojego zakresu. Jeżeli podpisujemy umowę ze spółką cywilną poprośmy o okazanie umowy spółki, w której określony jest sposób reprezentacji.
3. Zweryfikuj czy firma prowadzi działalność – jednoosobową działalność gospodarczą sprawdź w CEIDG a spółki handlowe w KRS.
4. Postaraj się ustalić wiarygodność firmy – jeśli to możliwe sprawdź czy firma nie figuruje w rejestrach dłużników. Możesz także udać się do Krajowego Rejestru Sądowego, aby przejrzeć akta rejestrowe kontrahenta, gdy jest spółką handlową. Jeśli spółka ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, to w KRS można odnaleźć sprawozdanie finansowe, które ukazuje stan majątkowy spółki.
5. Monitoruj płatności w przypadku, gdy następują one okresowo – gdy widzimy, że kontrahent nie płaci nam za poprzednie okresy płatności to zachodzi prawdopodobieństwo braku zapłaty w późniejszym czasie. W umowie można napisać, ze gdy zaległość w płatności przekroczy określony czas to można wypowiedzieć ją ze skutkiem natychmiastowym. Oczywiście ustawy przewidują czasami wyjątki od tej sytuacji lub narzucają dodatkowe wymagania.
6. Gdy jest taka możliwość zażądaj tego, żeby chociażby część zapłaty zostały dokonana z góry – wtedy niewątpliwie zmniejsza się ryzyko biznesowe.
7. Skorzystaj z metod zabezpieczenia wierzytelności przewidzianych w przepisach prawa. Przykładowo można wskazać:
a) poręczenie – osoba trzecia poręcza za spełnienie zobowiązania przez naszego kontrahenta. Poręczenie może być szczególnie przydatne w przypadku spółek kapitałowych oraz osób nie posiadających majątku, który nadawałby się do egzekucji,
b) weksel – zdecydowanie ułatwia dochodzenie zapłaty w postępowaniu nakazowym. Jednakże, weksel jest zobowiązaniem bardzo sformalizowanym i należy dopilnować, żeby spełniał wszystkie wymogi przewidziane prawem, gdyż w przeciwnym przypadku będzie najczęściej nieważny,
c) gwarancja bankowa – wykonanie zobowiązania przez naszego kontrahenta jest gwarantowane przez bank,
d) zastaw – w przypadku braku płatności będziemy mogli przeprowadzić egzekucję z przedmiotu obciążonego zastawem,
e) zastaw rejestrowy – stosowany np. gdy przedmiot zastawu pozostaje w posiadaniu naszego kontrahenta, a sam zastaw ustanawiany jest poprzez wpis do rejestru zastawów.
8. Unikaj podpisywania umów z kontrahentami wobec, których ciężko będzie prowadzić egzekucję np. spółki zakładane w egzotycznych krajach. Taki kontrahent najczęściej nie posiada majątku na terenie Polskie, a nawet w Unii Europejskiej. Wygrany proces nic nam nie da w przypadku bezskuteczności egzekucji.
9. Gdy wykonasz swoje zobowiązanie żądaj pisemnego potwierdzenia tego faktu przez drugą stronę umowy – ma to duże znaczenie w procesie jako dowód, zwłaszcza w sytuacji, gdy zapłatę masz otrzymać jakiś czas po dostawie towaru lub wykonaniu usługi.